Saiba como escolher o software certo para sua pequena empresa

Muitos empresários se frustram ao ver que as expectativas diante de um software não correspondem aos resultados esperados. Se você quer saber mais sobre a necessidade e quais softwares, sistemas e soluções tecnológicas são ideias para o seu negócio este post foi feito para você.

Gerar lucros! Indiscutivelmente é o foco central de qualquer negócio e empresário. Todos os recursos e esforços de uma empresa devem estar orientados para um operação lucrativa – gastar menos e ganhar mais. E isso não exclui princípios éticos, qualidade e boas práticas de gestão de pessoas.

Negócios de tamanhos variados (faturamento, unidades e número de funcionários), embora possuam características de qualquer organização comercial, possuem desafios diferentes. E por possuírem desafios diferentes precisam de soluções diferentes. Por exemplo: um jornal de bairro e campanha em redes sociais podem ser o suficiente para divulgar o lançamento de uma nova pizzaria, mas para abertura de uma nova rede de fast-food talvez a propaganda no horário da novela seja mais recomendável.

Fato é que, apesar dos pequenos negócios representarem  99% das 6 milhões de empresas do País, gerarem 2 em cada 3 postos de trabalho e ainda contribuírem com 20% do PIB nacional*, existem poucas soluções adequadas para ajudá-los em seus desafios.

 Cuidado com elefantes brancos

O que percebemos são produtos e serviços desenhados para grandes empresas (assim como nossas próprias Universidades) sendo formatados e empurrados para pequenas empresas. E não só isso, muitos são como elefantes brancos. Prometem e dizem fazer mil-e-uma-coisas para o seu negócio e no final de tudo quase não são utilizados. São como patos: não voam direito, não andam direito e não nadam direito.

São sistemas ultrapassados que precisam ser instalados (efetuar downloads), necessitam de aquisição de equipamentos, requerem manutenção e suporte constante e custam caro! Fora isso são produtos nada amigáveis, complexos de utilizar e, na maioria das vezes, necessitam treinamentos prévios.  Quer customizá-lo ou adequá-lo ao seu negócio? Sem chance, são pouco flexíveis.

ATENÇÃO: desconfie se alguém quiser lhe vender um software que irá resolver todos os seus problemas e desafios e que, ainda, precisa de reuniões intermináveis e treinamento constantes. Cilada a vista!

Antes de escolher um software

Segundo fontes do SEBRAE 26,9% de novas empresas morrem em dois anos. Na avaliação de Kelly Carvalho, assessora econômica do Conselho da Pequena Empresa da Fecomércio, o uso adequado de softwares de gestão pode até contribuir para a redução do índice de fechamento de empresas de pequeno porte no país. “Uma das grandes causas da mortalidade de pequenos negócios é a utilização equivocada de ferramentas para gestão”.

Pelo que temos observado (e utilizado internamente) não há problema nenhum em utilizar mais de um software na sua empresa (mesmo que ela seja somente você). Opte por soluções especializadas e não as genéricas. Ou seja, não há problema nenhum utilizar um produto para controlar seus contatos de vendas, outro para contabilidade e outro para disparo de emails.

Opte por uma combinação de softwares para conseguir a integração plena dos processos. Ou então foque no que é mais importante para o seu negócio (Compras? Atendimento ao cliente? Organização?) e busque uma solução mais adequada. E quando dizemos adequada significa:

-Desenhadas e compatíveis (flexíveis) para pequenos negócios

-Preço justo

-Interface amigável e fácil de usar

-Inteligente (Você pode utilizar via web com mais segurança e acesso de qualquer lugar)

Buscando a melhor solução para seu negócio

Abaixo listamos algumas soluções “adequadas” para os maiores problemas e desafios das principais áreas de pequenos negócios dos diversos ramos – Beleza, estética, saúde, lazer, esportes, administração de aluguel de salas por hora, terapias holísticas, etc.:

MARKETING E GESTÃO:

Divulgue seu negócio vendendo seus serviços 24/7 e, ainda, ofereça agendamentos online para seus clientes. Organize e controle sua agenda com informações de clientes e agendamentos num mesmo lugar. Prático para aumentar produtividade (mais tempo disponível e menos gasto desnecessário de recursos, aumentando as vendas – Exemplo: Cucco Agendamentos Online, Canva.

FINANÇAS E GESTÃO:

Controle financeiro empresarial totalmente online que lhe ajuda a organizar suas informações financeiras em um só lugar: gestão financeira empresarial inteligente. Diminui os erros, burocracia e papelada nos afazeres contábeis financeiros – QuickBooks, Conta azul.

REDES SOCIAIS:

Monitoramento e controle em redes sociais. Saiba o que falar, a repercussão, alcance e insights para utilizar melhor suas contas no Instagram, Facebook, Twitter, etc. Ideal para quem já faz o bom uso dessas redes sociais – LiveBuzz e HootSuite.

PRESENÇA ONLINE:

Tenha o controle e autonomia para gerenciar sua presença online. Crie, customize e gerencie você mesmo seu site e/ou blog. Não é necessário conhecimentos em design ou programação e você não precisa depender de ninguém.  – Wix e WordPress.

COMERCIAL:

Controle seus contatos comerciais importantes, gerencie sua força e funil de vendas e ainda tenha a visão geral da situação comercial de toda sua empresa. Ajuda a ter controle do processo de vendas e ter novas informações antes invisíveis ao seu negócio – Agendor, Salesforce, Sugar e Pipedrive.

EMAIL MARKETING:

Dispare e controle campanhas de email marketing. Campanhas, novidades e  promoções para divulgar seu negócio pela lista de emails da sua clientela ou que você adquiriu. Essas ferramentas possuem controle de alcance, quem visualizou e outras diversas estatísticas interessantes – MailChimp.

Últimas dicas

Não tenha medo de mudar. Certamente são mudanças como essas que farão a diferença no seu negócio, para você e seus clientes. Seja para aumentar as vendas, ter mais controle e informações , mais tempo ou produtividade. Vale lembrar que em alguns casos os “problemas” do não sucesso de um software podem ter motivos variados. Geralmente eles ocorrem por falta de dedicação, persistência e foco do empresário e pelo fato da empresa não possuir seus processos internos bem definidos. Se este não for o seu caso e mesmo assim um software “não funcionar”, não desista! É mais comum do que se imagina testar diversas ferramentas até encontrar aquela que irá se encaixar perfeitamente no seu negócio.

Criado por André Rabelo (CoFounder do Cucco Agendamentos Online e especialista em ajudar pequenas empresas a terem mais produtividade e vendas) e revisado por Max Ribeiro (CEO do Cucco Agendamentos Online).

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